Versionen från 2 november 2015 kl. 15.30

Bakgrund

Detta är grundläggande ärenden som ska kunna hanteras.

Sätt upp beställningscentral

Skapa de grundförutsättningar som behövs för att systemet skall fungera.

Skapa Avräkningsavtal

• Ekonomi->Avräkning->Avräkning Avtal
• Sök för att se vilka avtal som finns, välj ut ett ledigt nummer och notera detta
• Välj Ny för att skapa ett nytt avtal
  • Skriv in det nummer du noterat för avtalet
  • Bryt/Bil betyder att utskriften ska sid-brytas per bil.
  • Visa kontant betyder att utskriften också ska omfatta driks.
  • I underfälten
  • Procent betyder att denna andel av bokningstypen tillfaller taxibolaget
  • Kostnad/bokning är en avgift per bokning.
  • I tabellen kan stafflade avgifter begäras från transportörerna. Om kostnad/bokning rutan är ifylld används inte tabellen.

Skapa en transportör

• Tillgångar->Transportörer
• Sök för att se vilka transportörer som finns, välj ut ett ledigt nummer och notera detta
• Välj Ny för att skapa en ny transportör
  • Skriv in ett transportörsnummer du noterat
  • Fyll i formuläret
  • Att är personreferensen som står som står i adressen
  • Referens innebär är personen som står på fakturan.
  • Välj avtal
• Spara

Skapa en bil

• Tillgångar->Bilar
• Sök för att se vilka bilar som finns, välj ut ett ledigt nummer och notera detta
• Välj Ny för att skapa en ny bil
  • Fyll i ett det bilnummer du noterat
  • Koppla bilen till den transportör du skapade innan
  • Namn innehåller valfri extrainformation om bilen
  • Pass ska innehålla antalet passagerare
  • Kreditkortsavtal Ska vara blankt om man kör EMV
  • Account # används i Holland ???
  • Startdatum mm är informativa och har ingen funktion
  • Lösenord hindrar fel Fordonsdator att representera bilen, Notera ett lösenord 4 tecken och skriv in det
  • Anslutning måste vara Gprs om bilen är en riktig bil
  • Sätt position Är frivillig utgångsposition från ej inloggad bil. Ändras när bilen börjar att rapportera position
  • När address är ifylld. klicka Sätt position
• Spara

Skapa en chaufför

• Välj Tillgångar->Anställda
• Sök för att se vilka chaufförer som finns, välj ut ett lämpligt nummer som är ledigt och notera detta
• Välj Ny för att skapa en ny chaufför
  • Förarnumret bör vara förarens taxilegitimations-nummer, fyll i det nummer du noterat
  • Fyll i formuläret.
  • Gammal förarbok används endast i Holland.
  • Ny förarbok används endast i Holland.
  • Timmar/vecka används endast i Holland.
  • Identifiering används endast i Holland.
  • Kategori beskriver vilka typer av fordon som föraren kan köra (t.ex. färdtjänst, buss, vanlig bil). Typerna skrivs in under (System->System Tabeller och välj driver_type). Kategori ska matcha biltypen i en bokning, dvs föraren ska bara få köra fordon som han/hon har utbildning för.
  • Språk De olika språk som förarna kan, valbara språk fylls i under (System->System Tabeller) och kan sedan väljs här.
• Spara

Skapa två kunder

• Välj Kunder
• Sök för att se vilka kunder som finns, välj ut två lämpliga nummer som är lediga och notera dessa
• Välj Ny för att skapa en ny kund
  • Skriv in det första av dina kundnummer
  • Fyll i formuläret
  • Välj Tariff: [1] Normal-Normal
  • Välj Bet. sätt: Kontant
  • Välj Biltyp: TAXI/4
  • Välj Typ: Lovat Pris / Taxameter
• Spara
• Välj sök och leta upp den kund du just skapade, markera den
• Välj Kopiera, en kopia av din tidigare skapade kund visas
  • Skriv in det andra av dina kundnummer
  • Fyll i formuläret
  • Välj Bet. sätt: Faktura
  • Ändra Kreditgräns till 5000
• Spara

Sätt upp en bil

Installera programvaran

Starta körpass

På bildatorn gör följande:

• Tryck på On/Off knappen på sidan av bildatorn
• Systemet startas och initieras
• Knappa in det chaufförsnummer du skapade tidigare
• Välj Starta
• Du loggas nu in i bilsystemet

Avsluta och tömma körpass

På bildatorn gör följande:

• Tryck på TAXIsystem loggan
• Välj Avsluta, de körningar som gjorts skrivs ut (körpassrapport)
• Välj Töm
• Kolla så att den tömda körningen är den som gjordes sist, om inte gör flera tömningar tills alla körpass är tömda

Skapa bokningar och skicka ut till bil

Skapa två stycken bokningar

• Välj Bokningar
• Välj Ny
  • Nr är bokningsnumret, notera detta
  • Ange Kund namn/nummer för den första kunden du skapade
  • Fyll i hämta, lämna, resenär namn och resenärens telefon nummer
  • Välj hämtningstid under Grundinformation
  • Framkörningstid är hur lång tid som krävs för bilen att komma fram till hämta-adressen
  • Slutdatum ska inte anges utan kommer bli den tid då resan verkligen slutade. Likaså med Hämtdatum under system information. Det datumet kommer bli den tid då resenären verkligen hämtades
  • Pass. och #Bilar anger antal passagerare och hur många bilar som krävs
  • Under Bil-/ Förarinformation, välj den bil som ska användas välj den bil du skapade tidigare
  • Spara bokningen

• Välj Ny
  • Notera även detta bokningsnumer
  • Ange Kund namn/nummer för den andra kunden du skapade
  • Fyll i hämta, lämna, resenär namn och resenärens telefon nummer
  • Spara bokningen

Skicka ut och utför de bokningar du skapat

• I bokningslakanet, sök upp den första av de två bokningarna du skapade (kontaktkunden) och markera den
• Tryck F1, utläggningsdialogen öppnas
  • Knappa in det bilnummer du skapade tidigare
  • Klicka "Skicka" alternativt tyck enter
  • Köruppdrag skickas till bilen, tacka ja till detta i bildatorn
  • Genomför köruppdraget och avsluta det

• I bokningslakanet, sök upp den andra av de två bokningarna du skapade (fakturakunden) och markera den
• Tryck F1, utläggningsdialogen öppnas
  • Knappa in det bilnummer du skapade tidigare
  • Klicka "Skicka" alternativt tyck enter
  • Köruppdrag skickas till bilen, tacka ja till detta i bildatorn
  • Genomför köruppdraget och avsluta det

Utför en kund på gatan (kontantkund)

Gör följande på bildatorn:

• Tryck på taxi loggan.
• Välj Kund På Gatan.
• Om kunden har ett kundnummer, kan det fyllas i (tryck is fall på Kundnr och ange det).
• Välj tariff eller fast pris.
• Skriv in Referens/Personnummer om det finns.
• Tryck 'Starta. Taxameter börjar nu räkna.
• Tryck Starta Sluta när resan är klar.
• Tryck Slutbetala eller Delbetala/Egenavgift beroende på hur betalning gjorts..

• Övrigt:
• Ett meddelande skickas till bokningscentralen att en oplanerad resa påbörjats.
• Resa är först markerad som kontant men ändras sedan till kreditkort (i boknings centralen?)

Efterbehandling

Fakturera

• Välj Ekonomi->Fakturering.
• Fyll i Kundnr om kunden åker på faktura. (Kunder och Kundnr finns under fliken Kunder).
• Fyll i Datum då bokningen/resan gjordes.
• Beställarens referens lämnas oftast tomt, om det specificeras fakturerar man en enda bokning.
• Välj Biltypen som användes under resan.
• Fyll i Minsta belopp.
• I Hoppa över Kund# kan man välja bort kundnummer som utesluts ur i faktureringen.
• Välj Faktureringssätt:
  • Normal fakturering =
  • Kreditkorts avstämning = ?
  • Omvänd fakturering = ?
  • GEDI = ?
  • Taxipass = ?
  • Ö-Traf = ?
  • Kommundata = ?
  • Företagstaxi =
  • Stockholms FTJ =
  • SAM3001 Import = ?
  • KGK Tömningsdata = ?
  • Sverigetaxi/Flygtaxi =

Avräkna

• Välj Ekonomi->Avräkning.
• Fyll i Avräkningsdatum, vilken period som avräkningen gäller.
• Fyll i Betalningsdatum. När avräkningsdata skickas till transportören?
• Välj transportörs nummer.
• Tryck Starta Avräkning. Välj att skriva ut som Pdf eller på skrivaren.
• Dokumentet innehåller information om alla bilar inom den angivna perioden för transportören. Det skickas som en lönespec (?) till åkarna så de kan gå igenom sina sparade kvitton från körningarna och se så att allt stämmer, och att de fått betalt för allt det gjort.

Kontroller att allt blivit korrekt.

• Jämför kvitton och avräkningen?