Fliken Ekonomi -> Dokumenthanteraren
Innehåll
Dokumenthanteraren beskrivning
Sedan version 3.06.30 av TTDS så sparas utskrifter från avräkning och fakturering elektroniskt som pdf filer i systemet.
Dokumenthanteraren som finns under Ekonomi fliken är det verktyg du sedan kan gå till för att skriva ut kopior eller maila ut dessa utskrifter till kunder och transportörer.
För att använda dig av funtionerna i dokumenthanteraren måste du för att
Skriva ut kopior: Ha Adobe reader eller annan pdf programvara installerad på din dator.
Skicka epost: Ställa in er epostservers smtp-inställningar under System/Ekonomi.
Dokumenthanterarens huvudförster:
Filter
Överst finns de vanliga kontrollerna för att söka ut information: Från Datum: Utskrifter från och med datum
Till Datum: Utskrifter till och med datum
Kund/Transp.: Sök kund/transportörsnummer eller namn
Nummer: Sök på faktura/avräkningsnummer
Typ: Typ av utskrifter, faktura, avräkning etc.
Företag: Ifall underbolag är aktivt, växla bolag
Status: Epoststatus, ej skickad, skickad, fel etc.
Poster: Antal poster som matchar sökningen
Visa borttagna: Visar enbart borttagna poster, med denna kan du visa de som är "raderade"
Kolumnerna
Datum: Datum då utskriften gjordes
Typ: Vilken utskriftstyp det är
Storlek/Kb: Storlek på pdf filen
Nummer: Avräknings eller Fakturanummer, test avräkning/faktureringar har nummer 0
Kund/Transp.: Kund/Transportörsnummer och namn
Epost: Epostadress som är registrerad under respektive kund/transportör
Epost Status: Talar om epoststatus, Inte skickad, skickad och fel, etc
Skickad Datum: Datum då epost skickades
Referens: Namn på referens som är registrerad under respektive kund/transportör
Funktionsknapparna till höger:
Sök: Söker enligt de sökvillkor du angett Visa filer: Visar filer du markerat i listan, makeras flera dokument så samlas dessa i en pdf utskrift. Radera: Raderar markerade poster i listan, posterna raderas aldrig fysiskt men tas bort från listan. Epost: Skickar epost till de i listan som har en epostadress. Läs mera längre fram om denna funktion. Visa Epost: Visar meddelandetext för markerad rad i listan om det är skickat.
För att kunna skicka epost måste en epostadress anges.
Denna finner du i respektive Tranportör/Kundsinställningar under Epost Adm.
Filer
Du kan ifrån dokumenthanteraren visa och skriva ut ett eller flera dokument, genom att markera dessa.
Vill du bara se ett dokument dubbelklicka på rad, alternativt markera rad och klicka på "Visa filer".
Markerar du flera dokument och klickar "Visa filer" så kommer samtliga dokument slås samman till ett och visas.
Filer som öppnas sparas också på din hårdisk med automatik så att du kan använda dessa.
Filerna sparas i din egen mapp "Mina dokument" under mappen "Taxisystem\Filhanteraren"
Systeminställningar SMTP
För att kunna skicka epost via dokumenthanteraren så måste er epostservers SMTP inställningar ställas in under TTDS/System/System1#Smpt inställningar.
SMTP betyder Simple Mail Transfer Protocol och är det vanligaste kommunikationsprotokollet för att leverera elektronisk post.
Hanteringen av epost ser så väldigt olika ut beroende på vilken modell man valt, er IT ansvarige kan ge svar på hur detta skall ställas in. I annat fall kontakta Taxisystems support för hjälp
