Fliken Kunder
Innehåll
Kunder Listan
Kundregistret för beställningscentralen. Kunden kan till exempel vara en ”kontantkund”. Det vill säga det finns ingen annan person än resenären som åker, som ska betala för resan kontant eller med kreditkort. En sådan resenär åker förmodligen ganska sällan.
Alternativen är att resan ska betalas vid ett senare tillfälle, kanske via faktura och kräver därför att ett konto öppnas. Ofta med både namn på resenären, och eventuellt med ett kostnadsställe. En stamkund vill ha sin profil upplagd för att kunna lätt beställa, men vill betala med till exempel kreditkort.
Betalsätt är inget hinder för att lägga upp en kund. Om kunden är ett större företag, kan den omfattas av ett flertal resenärer. Dessa resenärer kan ha individuella önskemål om till exempel biltyp, betalsätt eller att det förekommer olika tariffer beroende på resenär.
För att det skall bli lätt att boka och administrera, är TTDS kundregister upplagt i 3 nivåer.
- - Kund
- - Kostnadsställe
- - Resenär (+kod)
Listan har Kolumnredigerare, läs mera här.
Sökfälten överst
Kund/Resenär: Söker efter kund eller resenärsnamn beroende på vilken söktyp som valts. Sökvillkoret söker i hela namnet, dvs. söker man på ström så kommer alla med ström i namnet att visas. Exempelvis strömberg och sandström
Kundnr: Söker på kundnummer
Söktyp: Växlar mellan att söka på kunder eller resenärer. (Mer om resenärer senare i hjälpen)
Telefon: Sök på kundens telefonnummer
System: Ifall underbolag är aktivt, växla bolag
Visa inaktiva: Kunder som inte längre är aktiva skall inaktiveras, här väljer du att selektera på kunders status
- Alla Visar alla kunder oavsett status
- Aktiva Visar enbart aktiva kunder (standardval)
- Inaktiv Visar enbart inaktiva kunder
- Nya kunder Ifall skapa kund från bokning är aktivt så kommer de nya kunder som sparas för kontakt att få denna status
Poster: Det antal kunder/resenärer som hittades med sökvillkoret
Knapparna till höger
Sök: Söker enligt de sökparametrar som angivits
Ny: Skapa en ny kund för redigering
Ny (mall): Skapar en ny kund med hjälp av mall. (Beskrivs längre fram i hjälpen)
Ändra: Öppnar markerad kund i listan för redigering
Kopiera: Kopierar vald kund i listan och öppnar den för redigering
Ta bort: Inaktiverad
Log: Visar ändringslogg för kunder
Skriv ut: Skriver ut listans innehåll till skrivare
Export: Exporterar listan till format som kan importeras i exempelvis excel
Kunddialogen
Kunddialogen är uppdelad i tre delar.
- Grundinformation
- Faktura inställnignar
- Resenärer/KST/FastaPriser/Statistik/Reklamation flikarna
Beskriver dessa i tur och ordning.
Grundinformation
Inaktiv: En inaktiverad kund blir inte valbar i systemet, dvs. går inte att boka på kundnummret
System: Ifall underbolag finns så framträder denna kontroll för att välja bolagstillhörighet på kunden
Nr: Kundnummer
Generera: Ifall du skapar en ny kund så kan du generera nästa nummer i kundnummer räknaren, denna inställning finns i System/Ekonomi fliken
Namn: Namn på kund
Attention: Eventuell attention eller CO adress
Gatuadress: Gatuadress och gatunummer
Postadress: Postnummer och postort
Land: Kundens land
Bokningsinfo: Denna information läggs med automatik in på bokning. Följer med ut till bil
Fakturainfo: Denna information läggs med automatik in på bokning. Följer inte med ut till bil, kommer med på faktura
Telefon: Telefonnummer till kund
Fax: Faxnummer till kund
Info: Kundinformation, fält för noteringar om kund som även visas i bokningsdialogen för de som bokar. 
Säljinfo: Intern text för noteringar om kund, förekommer inte i utskrifter etc
Epost: Epost till kund
Epost Adm.: Epost till kundens administration
Faktura inställnignar
Faktura mottagare: Skrivs på kundens fakturor som er referens
Org. nr: Kundens organisationsnummer
Språk: Kundens föredragna språk, anpassar utskrifter etc. till valt språk
OBS styr även ex.vis texten Godkänd för F-skatt från Sytem Ekonomi fliken ska visas
Redovisningsperiod: Anteckningfält om kundens redovisningsperiod(har ingen automatisk funktion)
Belopp använt: Anteckningsfält om kundens använda belopp(har ingen automatisk funktion)
Kund sedan: Ange datum när kund registrerades
Min # dagar mellan bokning och avräkning: Antal dagar som skall förflyta innan bokning avräknas
Betalningsdagar: Betalningsvillkor dagar
Rabatt: procentuell rabatt läggs in på gjorda bokningar.
Bildexempel:
Exp. avgift: Expeditionsavgift per faktura
Provision: Procentuell kickback till BC från denna kund OBS! Endast ftj flagga 0
Kreditgräns: Maximal kreditgräns för kund. OBS! fungerar enbart ifall TTDS reskontra används
Transportörsprovision: Provision som dras från avräkningen (Dras på belopp inklusive moms) Anges som [Stationsavgifter 25% moms] på avräkningsunderlaget.OBS! Endast ftj flagga 0
Externt ref: Används för att specificera externa kundnummer till exempel TaxiPass id, vid Stockholms färdtjänst anges kundnummer/suti_id
Tariff: Standard tariff för kund, dvs den tariff som skickas till bil och föreslås
Prioritet: Kundprioritets system, här kan tre olika nivåer för prioritering väljas. Detta ger en prioritet på utläggningstid, dvs bil utses till kund med prioritet tidigare. Tidsnivåerna för brons, silver och guld hittar du i System/Trafikledning
Separat specifikation: Skriver specifikation för resor och faktura separerat
Ny Faktura/KST: Gör ny faktura per kostnadsställe
Tvinga KST/Kod: Tvingar användare att ange kostnadsställe i bokning
Ignorera KST: Hantera kostnadsställen transparent
Visa endast KST Fakt.huvud: Visar kostnadsställets fakturahuvud enligt kst (fakturan måste ha inställt ny faktura/kst
Sortera på Ref/Pnr: Istället för att fakturans bokningar sorteras efter datum så sorteras de efter kundresenärskod eller fakturareferens
Göm ej prissatta: Tar inte med bokningar med noll i pris
Gruppera turer: Grupperar samman turer, åsidosätter kronologisk ordning
Fördela Priser: Dyker automatiskt upp i listan Fördela.
Visa period information: Visar angivna datum på till och från i huvudnoten på fakturan
Minimal Specifikation:
Medium Specifikation:
Ingen adress specifikation:
Visa sträcka:
Visa sluttid:
Visa bokad av:
Visa Tariff:
Visa Tur:
Visa inte sidnumrering: Döljer sidnumrering på fakturor för denna kund
Prislista: Vilken prislista som skall användas vid bokningstyp fasta priser zoner
Bet.sätt: Betalsätt kunden har avtalat
Biltyp: Biltyp som skall levereras till kund
Förartyp: Förartyp som skall levereras till kund
Typ: Prismodell
Färg: Färg som representerar kund i tex. bokningslakan
Export: Fakturaexport format
Log: Visa ändringslogg
Avbryt: Avbryter redigering och stänger dialogen
Spara: Sparar ändringar och stänger dialogen
Resenärer/KST/FastaPriser/Statistik/Reklamationer flikarna
Resenärer
Genom att klicka på "Ny" kan du skapa en ny resenär, du kan även ändra eller kopiera en befintlig. Varje resenär kopplar man sedan samman med ett kostnadsställe. Låt varje resenär om möjligt få en egen kod, det är bra om man ger en unik kod för varje resenär som åker på samma kund.
Man på resenärsnivå ange bland annat priser mellan vissa adresser, egna tariffer, restriktioner, bil och förartyper. Resenärens inställningar går före kundprofilens inställningar, detta innebär att du kan skapa högst individuella inställningar för varje resenär.
Kostn. ställe: Det kostnadsställe som resenären är kopplad till
Kod: Unik kod för denna resenär
Namn: Resenärens namn
Telefon: Telefon till resenären
Epost: Epost till resenären
Faktura ref: Eventuellt egen faktura-referens för resenären
Bil Framme: Regel för hur kund vill bli informerad på för sätt när bilen anländer till adressen
Förartyp: Förartyp som skall levereras till kund
Biltyp: Biltyp som skall levereras till kund
Restriktioner: Vilka restriktioner som kundresenären har
Attribut: Bilattribut som skall levereras till kund
Prioritet: Här kan tre olika nivåer för prioritering väljas, detta ger en prioritet på utläggningstid. Det vill säga, bil utses till kund med prioritet tidigare. Tidsnivåerna för brons, silver och guld hittar du i System/Trafikledning
Inaktiv: För att inaktivera resenären bocka i rutan och spara. Resenären är sedan inte längre valbar
Gäller: Från och till datum då resenären får åka. Det går göra en bokning även utanför tidsintervallet, men användaren får en varning och bokningen behandlas inte av auto dispatchen . (TTDS >= 3.09.40)
Gäller ej: Från och till datum då resenären INTE får åka. Det går göra en bokning även i det tidsintervallet, men användaren får en varning och bokningen behandlas inte av auto dispatchen . (TTDS >= 3.09.40)
Återstående resor: Det antal resor resenären har kvar att åka för (räknas ned per utförd bokning). Det går göra en bokning även då resorna är slut, men användaren får en varning och bokningen behandlas inte av auto dispatchen. (TTDS >= 3.09.40)
Begränsningar: Slå på eller av behandling av resenärens tid och resor begränsningar. När en begränsning är aktiverad kommer resenärens antal resor kvar stämmas av och angivna tidsintervall matchas mot bokningens datum. Om tiden inte matchar eller inga resor återstår får användaren en varning. Bokningen går fortfarande slutföra men kommer inte behandlas av auto dispatchen. (TTDS >= 3.09.40)
Info: Information om resenären
Exempel på kundresenärs begränsningar:
- Upp till tre hämta och lämna adresser går att förprogrammera för att förenkla bokningen. Det går även att ange egna prisuppsättning för dessa.
- Hämta: Hämta adress, nummer, (Ort) och adressinfo
- Dest: Lämna adress, nummer, (Ort) och adressinfo
- Pris: Fast pris för sträckan
- Tariff: Tariff som användas
- Normal: Pris och tariff vid normal tid
- OB 1/2: Pris och tariff vid OB tid
- Retur 1/2: Pris och tariff vid retur
- Bom: Bombelopp
KST - Kostnadsställe
Genom att trycka på "Ny" kan du skapa ett nytt kostnadsställe. Man kan även ändra eller kopiera ett befintligt kst, markera befintligt och klicka på "Kopiera".
Då nytt kostnadsställe skapas upprättar också en resenär med samma namn.
Ett kostnadsställe kan man ha en eller flera resenärer kopplade till sig.
KST: Kostnadsställets nummer
Inaktiv: Bocka i och spara för att inaktivera kostnadsställe
Namn: Kostnadsställets namn
Fakturareferens: Faktura referens, infogas i bokningen vid bokning på kostnadsstället
Fakturahuvud: Vad som ska stå i fakturahuvud (fakturainställningen måste vara aktiverad för att synas för att synas i fakturan)
Ant.: Notering om detta kostnadsställe
Tvinga kod: Tvinga föraren i bilen att ange kod
Tvinga fakturareferens: Tvinga föraren i bilen att ange faktura referens
FastaPriser
Genom att trycka på "Ny" kan du skapa en fast rutt. Man kan även ändra eller kopiera ett befintligt kst, markera befintligt och klicka på "Kopiera".
Skapa förinställda rutter som kan användas när du bokar på kundnumret.
Lika som med resenären så går det att ange egen prisuppsättning för respektive rutt.
- Hämta: Hämta adress, nummer, (Ort) och adressinfo
- Via: Via adress, nummer, (Ort) och adressinfo
- Dest: Lämna adress, nummer, (Ort) och adressinfo
- Pris: Fast pris för sträckan
- Tariff: Tariff som användas
- Normal: Pris och tariff vid normal tid
- OB 1/2: Pris och tariff vid OB tid
- Retur 1/2: Pris och tariff vid retur
- Bom: Bombelopp
Statistik
Här kan du ta fram månadsstatistik för hur mycket kunden reser.
Du kan välja att visa:
Antal: Antal resor
Pengar: Resornas pris
Biltyp: Per biltyp, specificerat med resor, egenavgift, priser samt procentuellt.
Du kan även välja att bara ta med eller flera biltyper i statistiken med hjälp av Biltyp kontrollen.
Export: Exporterar till en bmp bildfil
Skriv ut: Skriver ut till en pdf fil
Fakturaexport
Fakturaexporten skapas vid fakturering.
Den finns då under :\Users\<Inloggad användare>\Documents\Taxisystem\<Bolag>\<exportmapp>\
Export Taxipass
Om kunden har exporttypen taxipass så kommer det med automatik att skapas en Taxipass elektronisk fakturafil
i mappen Mina Dokument på den dator faktureringen görs på.
Faktureringen måste göras med faktureringssätt: Taxipass. Läs mer under fakturering
Export SveFaktura
Om kunden har exporttypen SveFaktura så kommer det under fakturering med automatik att skapas en lokal SveFaktura XML fil
i mappen Mina Dokument på den dator faktureringen görs på (läggs i mappen Documents\Taxisystem\[Företagsnamn]\SveFakturaExport\ (i Test läge) eller Documents\Taxisystem\[Företagsnamn]\Filhanteraren\ (skarpt läge, när en skarp fil visas i Dokumenthanteraren) ).
SveFaktura filen kommer även sparas i databasen och visas i Dokumenthanteraren . Export valet Svefaktura får då effekten att det
genereras en vanlig pappersfaktura och en e-faktura (SveFakturan) under faktureringen. Svefaktura filer skickas sedan per automatik till
Inexchange som i sin tur säkerställer att SveFakturan når kunden.
Faktureringen måste göras med faktureringssätt: Normal fakturering. Läs mer under fakturering
För att InExchange ska kunna identifiera vilken kund som SveFakturan ska skickas till måste vissa inställningar vara i fyllda under
Kunder och System. Det går inte spara fil export valet SveFaktura utan att ange dessa inställningar. Nedan visas ett exempel på ett
felmeddelande och vilka inställningar som måste anges för att det ska gå att spara.
Felmeddelande:
De inställningar som måste fyllas i är markerade i rött i bilden nedan. På grund av att alla inställningar i exemplet är tomma eller fel
fås varningen ovan. Det går inte spara förrän felen är åtgärdade. Inställningar i grönt är valfria. Inställningar i blått har ingen motsvarighet på en Svefaktura (det finns inga sidnummer och varje faktura är en separat specifikation eftersom det är en faktura per KST. Läs mer om hur de övriga inställningarna påverkar layouten under
Fakturering och Svefaktura Inställningarna under Kund är endast
hälften av de inställningar som måste vara korrekt uppsatta för SveFaktura export, resten finns under System->Företag.
Det är användarens ansvar att säkerställa att motsvarande inställningar är ifyllda med korrekta värden!
De absolut viktigaste inställningarna är:
Kundens organisationsnummer (Faktura inställningar->Org. nr) och taxibolagets organisationsnummer (System->Företag->Org. nr).
Är dessa felaktiga är det O M Ö J L I G T att SveFakturan når kunden.
Köparens och säljarens organisationsnummer på en SveFaktura motsvarar mottagarens adress respektive avsändarraderna på ett vanligt fysiskt brev.
Att skicka en SveFaktura utan dessa fält ifyllda, eller felaktigt ifyllda, är därmed samma sak som att ta en pappersfaktura lägga det i ett vitt
kuvert inte skriva någon mottagaradress eller avsändare, eller fel mottagaradress och fel avsändare, posta brevet och hoppas på det det kommer fram.
Export SveFaktura (m. bilaga)
Export valet fungerar i stort sett exakt som Export SveFaktura med den enda skillnaden att pdf-fil varianten av pappersfakturan skickas som en bilaga tillsammans med
SveFaktura filen till InExchange. Använd det här export alternativet om ni måste skicka med den ursprungliga faktura-filen.
Alternativt sätt att ange Beställarreferens och Beställarreferens2
Från version 3.09.26 av PlotTTDS är det möjligt att under Kund, i fältet Externt ref ange Beställarreferens, och under KST, i fältet Fakturahuvud ange Beställarreferens2. Anges referenserna på det sättet skriver de över referenserna som normalt tas från KST (Beställarreferens) och Kundnummer (Beställarreferens2). Det är alltså inte nödvändigt att ange Svefaktura-referenserna på det här sättet, men kan användas då användaren inte vill lägga upp Kundnr/KST som motsvarar Beställarreferens2/Beställarreferens.
En Svefaktura-referens anges i slutet av fältet och med ett inledande @-tecken. @-tecknet är inte är en del av referensen, utan är en avskiljare från övrig information som kan stå i fältet. @-tecknet måste anges för att Svefaktura-referensen ska vara giltig, annars tolkas texten som Externt ref respektive Fakturahuvud.
Exempel 1:
Användaren anger Beställarreferensen 12347778 genom att skriva @12347778 i slutet av fältet Externt ref. Svefakturan får då Beställarreferens 12347778. På pappersfakturan skrivs Beställarreferensen ut under KST i sidhuvudet:
Exempel 2:
Användaren anger Beställarreferens 12347778 genom att skriva @12347778 i slutet av Externt ref fältet, och Beställarreferens2 2222 genom att skriv @2222 i fältet Fakturahuvud.
Svefakturan får då Beställarreferens 12347778 och Beställarreferens2 2222. På pappersfakturan skrivs Beställarreferenserna ut under KST i sidhuvudet:
Reklamation
Reklamationer kopplade till denna kund visas i listan, det går även att registrera en ny reklamation direkt här ifrån genom att klicka "Ny".
Kund prioritering
Om kundprioritering, läs mera här.
Skapa kund från bokning
Om skapa kund från bokning, läs mera här.
