TTDS/Reklamation

Aktivering Reklamationshantering

Aktivera reklamationshantering för respektive användare i System/Användare Användare som hanterar reklamationer skall ha Reklamation ibockad, denna användare har fullständig tillgång till reklamationshanteringen.

En begränsad användare har enbart tillgång till att registrera reklamation samt att se de reklamationer man själv har registrerat.

2. Registrera reklamation

En reklamation kan registeras på två sätt.

Via en bokning genom att klicka på knappen Reklamation:

Fyll i uppgifter om kontaktuppgifter till den som lämnar reklamationen. Dessa uppgifter kan ändras utan att bokningen ändras, det är inte nödvändigtvis resenären som gör reklamationen. Ange vad som inträffat.

2. Registrera reklamation (fortsättning...)

När alla uppgifter är ifyllda klicka OK för att spara reklamtionen. Reklamationen ligger nu registrerad så ansvarig för reklamationshanteringen kan se den och börja hantera händelsen.

Reklamationsknappen i bokningen blir nu röd, vilket visar att det finns en reklamation registrerad.

Reklamationen kan också registereras direkt från reklamations fliken genom att klicka på NY.

Du kan då välja att koppla ihop den med en bokning, det går också att registrera en reklamation utan bokningskoppling. Hur du kopplar bokning till reklamation beskrivs i ett annat avsnitt i denna instruktion.

3. Reklamationsfliken

Under reklamationsfliken finns alla registrerade reklamationer, det finns ett flertal sökfuktioner. I listan finns nu den reklamation som registrerades tidigare.

Knappar till höger:

Sök: Söker enligt de villkor som angivits

Ny: Skapa en ny reklamation

Ändra: Markera reklamation i listan, klicka på ändra för att öppna reklamation. Det går också att dubbleklicka på en post i listan

Kopiera: Markera reklamation i listan, klicka på kopiera för att skapa en ny kopia

Skriv ut: Skriver ut innehållet i listan

Export: Exporterar innehellet i listan

4. Reklamationens delar

Öppna reklamationen genom att dubbleklicka på den i listan.

Beskrivning av de olika delarna i en reklamation

Reklamation:

Innehåller information om datum/tider, status och vilka som är inblandade i hanteringen. Också reklamationens unika ID samt den bokning som den är kopplad till.

Kund detaljer/boknings detaljer:

Kontaktuppgifter till kund som driver reklamationen, samt uppgifter från bokningen som reklamtionen är kopplad till. Som du ser så är det de uppgifter som fylldes i vid skapandet av reklamationen som återspeglas här. Vid slutförande av reklamation så kan man registrera en åtgärd gentemot kund.

Bil/Förare/Användare:

Information om inblandad bil med tillhörande transportör, förare och användare. Användare är en person som arbetar på beställningscentralen. Man kan registrera en åtgärd man vidtagit för repektive del.

4. Reklamationens delar (fortsättning...)

Belopp:

I Belopp rutan kan kunds eventuella krav på ersättning och vad som ersatts anges. Det finns också möjlighet att dra belopp från transportör genom klicka på "Debitera transportör". Denna funktion öppnar avräkning övrigt dialogen, registrera avdraget som sedan sker via avräkningen.

Vem:

I denna del så kan man ange vem som anmälde händelsen och vem man anser är avsvarig för det som inträffat.

Knappar nederst till vänster:

Ladda om bokning: Ifall uppgifter i bokning ändras så kan man genom att klicka på denna knapp ladda in de nya uppgifterna.

Bokning: Öppnar tillhörande bokning

Kund: Öppnar tillhörande kund

Brev till kund: Skriver ut ett brev till kund baserat på text i flik "Brev till kund"

Epost till kund: Skapar ett mail till kund baserat på text i flik "Brev till kund" och den epost som angivits under kund detaljer.

Brev till transportör: Skriver ut ett brev till transportören baserat på text i flik "Brev till transportör"

Brev till förare: Skriver ut ett brev till förare baserat på text i flik "Brev till förare"

4. Reklamationens delar (fortsättning...)

Flikar till höger:

Dessa flikar används för textnoteringar kring reklamationen, beskriver varje flik för sig:

Kunds beskrivning: Noteringar om kundens beskrivning av händelsen

Brev till kund: Vid skriftligt svar till kund så kan texten skrivas här för referens. Det är här texten till "Brev/Epost till kund" hämtas

Handläggare not: Handläggarens noteringar kring utredningen

Förare not och brev: Här kan förarens svar på det som inträffas noteras, samt vid skriftligt meddelande till föraren så kan texten skrivas här för referens. Det är här texten till "Brev till förare" hämtas

Brev till transportör: Vid skriftligt meddelande till transportör så kan texten skrivas här för referens. Det är här texten till "Brev till transportör" hämtas

Knappfältet nederst till höger:

Skriv summering: Skriver ut en summering kring reklamationen

Log: Visa ändringslogg för denna reklamation

Avbryt: Avbryter utan att spara ändringar

Spara: Avsluta och spara ändringar

5. Statistik reklamationer

Under Statistik/Reklamationer så kan du ta fram olika statistik gällande reklamationer. Ett flertal urval går att välja på.

6. Se reklamationer på andra ställen

Förutsatt att det registreras i reklamationen så knyts delarna ihop och man kan då se reklamationer som finns hos kunder, förare och transportörer på respektive flik.

7. Koppla bokning/Ta bort koppling till bokning

Bokningingsnummer som är kopplad till reklamationen finns i reklamations delen.

För att ta bort koppling till bokning:

Ta bort all text i fältet Bokning och tryck tabtangenten. Du får då en fråga om du vill ta bort inforamtion om bokningen. Välj Ja.

För att koppla reklamation till bokning:

Skriv in bokningsnummer i fältet Bokning, om bokningen finns så kommer bokningen att laddas och information om den kommer i fältet "Boknings detaljer".